Облако в офисе: до и после

Стартап расширяется, чтобы держаться на плаву. Предприятие захватывает рынок, чтобы диктовать условия. Но для растущей компании любого масштаба важно понимание того, куда “вливать” оборотные средства. Одно дело, когда деньги идут на открытие филиалов или расширение производства. И совсем другое, если львиная доля прибыли тратится на “железо и софт”, которые непонятно когда окупятся и окупятся ли вообще. В компании hoster.by рассказали на конкретных примерах, как их клиенты сосредотачиваются на бизнесе, в остальном положившись на облачные технологии.

Опыт внедрения “Облачного офиса”. Клиент hoster.by – крупный белорусский производитель и ритейлер (трикотажная отрасль) со штатом 300+ сотрудников и офисами в нескольких городах страны.

Как было ДО
1. В договоры, самые важные документы компании, иногда требуется внести изменения. Однако унифицированный договор в одностороннем порядке менять нельзя – каждый раз с помощью юриста должен составляться протокол разногласий и протокол урегулирования разногласий. Раньше возникали длинные цепочки последовательных согласований. Из-за ошибки сотрудника могли подписать “не тот” вариант документа или просто не сохранить измененный шаблон документа. В результате – потеря времени и бюрократия на ровном месте.

2. Лицензионный офисный пакет программ – удовольствие не из дешевых. Пробовали использовать бесплатный онлайн-пакет офисных приложений. Однако для коммерческих целей необходимо было оформить подписку, что также недешево. Работа через личные аккаунты вообще стала “головной болью” компании, когда уволившийся сотрудник “увел” доступ к важным документам. Так обнаружилась “дыра” в безопасности – через личный аккаунт не составляло труда “слить” любые данные, даже всю клиентскую базу.

3. У компании есть подрядчики, внештатные сотрудники и те, кто работает по краткосрочным контрактам. С ними также было необходимо тесно взаимодействовать во время работы над документами.

Как стало ПОСЛЕ
1. Теперь договоры хранятся в общей облачной папке, и все сотрудники используют актуальные стандартизированные версии. Поделиться обновленным документом больше не проблема, даже если сотрудник на больничном или в командировке. Юрист может вовремя внести правки в связи с принятием нового закона, а менеджер – изменить реквизиты. Работа с ежедневными отчетами торговых агентов также упростилась: сотрудники заполняют единый документ, а руководителю остается лишь изучить информацию, не тратя время на ее сведение. Та же счастливая история с презентациями отдела маркетинга или коммерческими предложениями отдела продаж: актуализировали общий документ – коллеги, пользуйтесь на здоровье!

2. “Облачный офис” оказался выгоднее известного онлайн-пакета, так как у компании большой штат. Выиграла безопасность: бесследно украсть данные теперь не получится, так как стало возможным определять уровень прав сотрудников и видеть историю действий с документами.

3. Доступ к документу на час, день или неделю помог в работе с подрядчиками и фрилансерами. Период работы с документом заканчивается – доступ закрывается автоматически. Теперь все прозрачно: в режиме онлайн видно, качает ли человек документ, сколько времени с ним работает и что там правит.

Опыт внедрения “Облачного диска”. Клиент hoster.by – компания, работающая в сфере e-commerce со штатом 100+ сотрудников.

Как было ДО
1. “Терабайт под столом” не спасал штатного дизайнера – свободное пространство на жестком диске быстро “съедалось”. Проектные сроки не соблюдались, что вело к убыткам. Но даже без содержания “дизайнерской машины” обычное хранение данных требовало немалых затрат на оборудование и его обслуживание.

2. Не хватало надежных “хранилок”. Настораживали истории вроде той, когда в поисковую выдачу “Яндекса” попали бухгалтерские документы предприятия, которые размещались в открытом доступе.

3. Сотрудник одного из отделов воспользовался “флешкой”, из-за этого находящийся там вирус “зашифровал” сначала компьютер, а потом и всю сеть. Нужен был безопасный рабочий способ делиться большими объемами данных.

Как стало ПОСЛЕ
1. Отпала необходимость постоянно наращивать “железные” мощности под рабочие архивы – теперь не только дизайнер, но и остальные сотрудники хранят большие объемы цифровых данных в “Облачном диске”. Это удобно и, говорят, дедлайны соблюдаются.

2. Компания знает “прописку” всех своих данных, которые хранятся в “Облачном диске”, – все они физически находится на выделенном сервере на территории Беларуси. а сотрудники получают доступ только к тем файлам, которые необходимы им для работы.

3. Данным в “Облачном диске” не страшны типовые вирусы – там стоит файрвол. А еще многоуровневое шифрование и защита от сбоев, так что файлы компании не пропадут.

Хотите построить стабильную компанию? Думайте о расширении бизнеса, а не ограничениях IT. Когда вы хотите выпить кофе, вы не покупаете плантацию, а заказываете напиток у баристы. Перенесите эту логику в бизнес. Вместо наращивания собственных мощностей и расширения технического штата переведите офисную инфраструктуру в облако.