10 веских причин внедрить CRM: кейс от hoster.by и SipSim
Отказ от ведения дел в excel и переход на полноценную CRM-систему — способ не только экономить время, но и зарабатывать деньги. Специалисты из hoster.by и SipSim показали преимущества в цифрах, а также подробно рассказали о процессе внедрения CRM, чтобы развеять самые популярные опасения бизнеса.
На 20%выросло количество исходящих «холодных» звонков
На 20%сократилась продолжительность обработки звонка
В 2 разасократилось время подготовки и отправки документов
О клиенте
Клиент
Основной вид деятельности — аренда строительной и спецтехники, оказание услуг водопонижения. Клиентами компании являются крупные строительные тресты и мелкие ремонтно-отделочные компании.
Задачи
- Ведение клиентской базы.
- Сохранение всех коммуникаций с клиентами, в т.ч. записей телефонных разговоров.
- Система следующих шагов для менеджера.
- Составление плана задач на день.
- Контроль системы взаимодействия с клиентами.
Использовали
Со стороны hoster.by:
Со стороны партнера:
- Внедрение и настройка Битрикс24.
- SipSim — внедрение телефонии.
Алгоритм реализации проекта
В рамках внедрения CRM:
Кастомизация CRM:
- Проведен бизнес-анализ, аудит организации процессов на предприятии.
- Определен объем работ, который отнимает большое количество времени специалистов (рутина).
- Составлен подробный план автоматизации.
- Составлены удобные карточки клиентов.
- Перенесена действующая клиентская база, сегментация.
- Перенесены заметки, хранящие историю взаимодействия с клиентами.
- Информация о клиентах была приведена к единому формату, структурирована и сегментирована.
- Для каждого менеджера был подключен номер телефона в системе Sipsim.by.
- В личном кабинете были настроены функции записи разговоров, распределения звонков между менеджерами и интеграция с CRM-системой.
До внедрения CRM-системы Битрикс24
До внедрения клиентская база и учет звонков существовали в виде облачного excel-файла.
Система следующих шагов подразумевала растягивание таблицы файла с пометкой о дате совершения звонка, комментария по звонку, а также дате следующего касания. Записи диалогов никак не фиксировались. Информация была разрознена, не структурирована и не приведена к единому формату. Номера телефонов каждый раз писались по-разному, в e-mail-адреса закрадывались ошибки.
Рабочий день менеджера начинался с поиска в файле записей, требующих оперативных действий.
После внедрения Битрикс24
- Информация о клиентах структурирована и хранится в удобных карточках.
- Навигация и поиск записи по базе клиентов стал удобнее и быстрее, появилась возможность сегментировать клиентов по заранее прописанным в карточке параметрам.
- Информация о клиентах стала стандартизированной, приведена к единому формату. Введены обязательные для заполнения параметры, без которых создание карточки невозможно.
- Продумана и настроена система следующих шагов, настроены стадии сделки.
- Настроена генерация типовых документов.
В рамках внедрения системы SipSim
- Заведены и закреплены Sim-карты для каждого специалиста.
- Заведен личный кабинет на сайте SipSim по управлению вызовами.
- Интеграция системы SipSim с Битрикс24.
- Настроено автоматическое создание лидов при входящих / исходящих / пропущенных звонках с неизвестного ранее номера.
- Использована встроенная возможность SipSim записи звонков.
- Обучение команды.
Евгения Старовойтова
Специалист по внедрению Битрикс24, hoster.by
Первый этап внедрения Битрикс24 в компанию “АльфаСпецТранс” проведен успешно. Сотрудники познакомились с функционалом CRM-системы и корпоративного портала и уже уверенно ведут клиентов в системе «по всем канонам». Планируют свой рабочий день в Битриксе, CRM фиксирует все договоренности с клиентом и строит систему следующих шагов. Новые сотрудники быстро погружаются в процессы компании и тратят меньше времени на понимание специфика отрасли
Результаты
Корректно настроенный портал на сервере клиента позволяет Битриксу работать на полную мощность. Пользователи ведут клиентов в CRM-системе, передают рутинную работу Битриксу, экономят время для более интересных и серьезных задач.
Статистика по одному из менеджеров: общее количество неотвеченных сократилось с 69,2% до 42,9%.
10 преимуществ, которые выделил заказчик:
- Ушли от ведения неструктурированных гугл-таблиц.
- Внедрили систему следующих шагов, эффективное планирование рабочего дня специалистов.
- На 20% увеличили количество исходящих (холодных) звонков.
- На 20% сократили продолжительность холодных звонков за счет сокращения времени на ручную запись диалога в гугл-таблицах (менеджер ничего не помечает в таблице, т.к. знает, что запись звонка прикрепится в карточку клиента).
- В 2 раза сократили время на подготовку и отправку типовых документов клиенту (КП, договор, спецификация).
- Ежедневные аналитические и помесячные отчеты предоставляются руководителю в пару кликов.
- Улучшено качество клиентского обслуживания за счет того более точно исполнения договоренностей и их фиксации в CRM.
- Вакансии специалиста по продажам стали более привлекательными для опытных специалистов, ведь одним из важных критериев по принятию положительного решения о трудоустройстве в компанию является наличие хорошего рабочего инструмента продаж.
- В личном кабинете SipSim клиент может следить за статистикой звонков по каждому сотруднику.
- Быстрый и четкий контроль неотвеченных вызовов в системе Sipsim позволил минимизировать потерю звонков у клиента.
Выбранные периоды для сравнения: 24.02-23.03 - текущий, 24.01-23.02 - сравнительный.
Александр Огородников
Директор и основатель сервиса SipSim.by
Для компаний с небольшим количеством сотрудников выбор телефонии SipSim является оптимальным по ряду причин. Полное внедрение и интеграция с CRM-системой происходит быстро, компании не нужно тратить со старта большую сумму денег на закупку дополнительного оборудования и интернет-подключение. При росте компании нет необходимости в дополнительных настройках интеграции и самой системы телефонии, достаточно просто докупить необходимое количество SIM-карт.
